Personvernerklæring
Institutt for psykoterapi
Organisasjonsnummer: 971525886
Under beskrives vår håndtering av personopplysninger som samles inn for å utøve våre tjenester overfor kandidater, medlemmer og andre vi jobber med.
Behandlingsansvarlig
Overordnet ansvarlig for vår behandling av personopplysninger i organisasjonen er daglig leder. Henvendelser for innsyn, retting eller sletting av personopplysninger kan gjøres på epost til sekr@instpsyk.no eller med post til Institutt for psykoterapi, Gjerdrums vei 19, 0484 Oslo, Norge.
Personopplysninger som lagres
Vi samler inn personopplysninger for å kunne utføre arbeidet som følger av regelverket for Institutt for psykoterapi (heretter IPSY) samt å besvare henvendelser som vi mottar om våre tjenester i forhold til utdanning, kurs og pasienter.
Fra våre kunder innhenter vi navn, adresse, telefonnummer og epostadresse. Disse opplysningene er nødvendig for å kunne sende ut informasjon om faglige arrangementer og publikasjoner som kjøpes fra oss. Opplysningen brukes også for regnskapsmessige formål. For spesialistkurs og kurs som er godkjent av Norsk psykologforening og Den norske legeforeningen følger deres regler (se www.psykologforeningen.no og www.dnlf.no).
Fra søkere til utdanningen innhenter vi navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, søknadskjema og annen innsendt søknadsdokumentasjon. Opplysningene brukes til å evaluere søknader og kommunisere med de som har søkt utdanningen ved IPSY.
Fra kandidater under utdanning og medlemmer ved IPSY innhenter vi navn, adresse, telefonnummer, epostadresse, søknadskjemaer til utdanningen, søknadsdokumentasjon, fakturainformasjon, deltakelsesprotokoller, søknader om godkjenninger til verv/stillinger ved instituttet og evt. annen administrative data for å drive fremleie m.m. Opplysningene brukes for å kunne dokumentere utdanningen og opprettholde kommunikasjon gjennom utdanningen og medlemskap, samt for rapportering til Helsedirektoratet.
I forbindelse med utbetaling av stipend innhenter vi også personnummer, som oppbevares i henhold til norsk regnskapslov.
Formål med behandlingen
Du kan vanligvis få tilgang til nettstedet www.instpsyk.no uten å fortelle oss hvem du er eller avsløre personlig informasjon om deg selv. Som beskrevet over så trenger vi derimot visse personopplysninger for å kunne betjene deg, og/eller levere informasjon og andre tjenester til deg når du tar kontakt med oss via telefon, post, epost eller sosiale medier. Vi behandler opplysningene for å kunne gjennomføre våre forpliktelser etter avtale med deg. Vi benytter også opplysningene for å kunne gi deg informasjon, tilbud og service i forbindelse med ditt forhold til instituttet via e-post, telefon, SMS og postutsendelser.
For de som deltar i utdanningen og/eller fortsetter som medlemmer av IPSY trenger vi kontaktinformasjonen for å kunne gi et tilstrekkelig tilbud og informasjon knyttet til utdanningen og medlemskapet. Ved deltakelse i utdanningen og/eller medlemskap samtykker kandidater og medlemmer til at IPSY bruker personopplysninger til; eksempelvis utsendelse av nyhetsbrev, medlemskapsgiroer, informasjon om aktiviteter relevant til utdanningen. Som kandidat og/eller medlem vil du kunne motta nyhetsbrev, invitasjon til arrangementer m.m. dersom du ønsker det. Du kan reservere deg mot ulike typer henvendelser fra oss når som helst ved å ta kontakt med oss.
Ved avsluttet medlemskap slettes dine personopplysninger kun dersom du selv ber om at opplysningene skal slettes.
Grunnlaget for behandlingen
Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningens kapittel II, artikkel 6 (a), (b) og (c).
Innhenting av personopplysninger
Vi innhenter informasjon du deler med oss på epost, telefon, sosiale medier, post og på våre nettsider.
Du kan sende e-post til oss, men husk at alle virksomheter er sårbare for datatyveri. Du bør derfor ikke sende sensitivt innhold per e-post, som for eksempel personnummer. Om vi mottar en slik e-post, behandler vi e-posten i henhold til innhold og sletter den straks.
Søknad til utdanningen og påmelding til arrangement eller kurs regnes normalt ikke som sensitivt innhold og kan sendes per epost.
Nettstedet vårt bruker informasjonskapsler for å kartlegge besøkende og deres bruk. Dette gjør vi for å tilpasse og gjøre nettstedet vårt mest mulig relevant for våre besøkende. Informasjonskapslene inneholder ikke personopplysninger. Du kan selv forhindre at informasjonskapsler blir lagret på datamaskinen din ved å endre innstillinger i nettleseren.
Utlevering av opplysninger til tredjeparter
Vi vil ikke dele, selge, overføre eller på annen måte utlevere personopplysninger til tredjeparter, med mindre vi er rettslig forpliktet til det.
IPSY bruker databehandlere (de som drifter våre databaser) til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.
Sletting av personopplysninger
Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare lagres i inntil 5 år, i henhold til lovens krav.
Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for, og så lenge det er relevant og etter gjeldende regler fra for eksempel Norsk psykologforening og Den norske legeforeningen.
Personopplysninger vedrørende søknad til utdanningen lagres hos oss, så fremt du ikke selv har bedt om at opplysningene om deg skal slettes.
Personopplysninger vedrørende utdanningen lagres så fremt du ikke selv har bedt om at opplysningene skal slettes. IPSY vil ikke kunne bekrefte deltagelse og/eller gjennomføring av hele eller deler av utdanningen etter at informasjonen har blitt slettet.
Personopplysninger vedrørende medlemmer av IPSY blir bevart så lenge de er registrert som medlem. Ved avslutning av medlemskap lagres opplysningene så fremt du ikke selv har bedt om at opplysningene skal slettes. Vi vil ikke kunne gjenoppta deg som kandidat eller medlem etter at vi har slettet informasjonen om deg.
Personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. Dette omfatter ikke opplysninger vi er pålagt å lagre av administrative, juridiske eller sikkerhetsmessige årsaker.
Rettigheter for den registrerte
Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personvernforordningen. Du vil i den forbindelse kunne kreve innsyn i og flytting av egne personopplysninger, samt kreve retting eller sletting.
Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan du kontakter Datatilsynet på tilsynets nettsider.
Informasjonssikkerhet
Vi sikrer dine personopplysninger ved fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll, samt ved signering av konfidensialitetsavtaler.
Kontaktinformasjon
Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sendes skriftlig til følgende adresser:
sekr@instpsyk.no
Institutt for psykoterapi
Gjerdrums vei 19
0484 Oslo